Die amerikanische Agentur Avenue A | Razorfish hat 2006 basierend auf ihrer Erfahrung in der Erstellung von Intranetauftritte für Grossfirmen mit über 10‘000 Angestellten ein Reifegrad-Modell für Intranets erstellt, das sich an ähnlichen Modellen aus der Softwareentwicklung orientiert. Das Modell hat sechs Stufen und reicht vom Intranet zur Kommunikation und zum Informationsaustausch (Stufe 1) bis hin zu einem Intranet, das IT-Anwendungen, eine Vielzahl an internen und externen Informationsquellen, anwendungsintegrierte VoIP-Lösungen usw. (Stufe 6) dynamisch den Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Es geht auch auf die Rolle von Web 2.0-Anwendungen ein. Avenue A | Razorfish geht davon aus, dass jedes Intranet früher oder später alle diese Reifegrade durchläuft. Die einzelnen Grade stellen also ein strategisches Ziel dar, wohin sich ein Intranet entwickeln soll.

Das Modell postuliert, dass Intranetauftritte als Tools zum reinen Informationsaustausch in Teams oder Einheiten klein beginnen und sich weiter entwickeln. Dabei kommen jeweils neue Funktionen dazu, während die alten erhalten bleiben.

Dieser Text wurde ursprünglich am 11.12.2008 um 11:56 Uhr auf dem mittlerweile eingestellten Corporate Blog von aseantic ag, Biel veröffentlicht. Das Original ist offline. Die Wiederveröffentlichung erfolgt im Sinne des Fair Use unter der GNU FDL 1.2 Lizenz.

Die sechs Stufen des Modells

Intranetauftritte der ersten Stufe (Communication & Information-Sharing Intranets) konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Informationen und die eindimensionale Kommunikation. Zudem bieten sie wenig Funktionalität. Dies äussert sich zum Beispiel in der Informationsarchitektur: Die Navigation ist streng nach Hierarchie und Zuständigkeiten gegliedert. Die einzelnen Benutzer können also nur Informationen abrufen.

Dieser Reifegrad stellt bereits einen hohen Wert für das Unternehmen dar. Alleine die kostengünstige Möglichkeit, alle Mitarbeiter täglich mit Informationen zu versorgen, darf nicht ausser Acht gelassen werden. Dies bedingt jedoch eine hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Solange die zur Verfügung gestellten Informationen weder gefunden noch zielgruppengerecht aufbereitet werden und die Technik nicht überzeugt, kann diese Akzeptanz nicht erreicht werden. Hier stellt sich die alles entscheidende Frage: Ermutigen Ihre Mitarbeiter ihre Kollegen dazu, das Intranet zu benutzen?

Auf der zweiten Stufe (Self-Service Intranets) wird aus der reinen Informationsvermittlung eine Dienstleistung. Sie bieten den Mitarbeitern Dienstleistungen in den Bereichen Personal, Finanzen und Infrastruktur an. Klassisches Beispiel hier ist die Möglichkeit, im Intranet Sitzungszimmer eigenhändig zu reservieren. Oft bieten Intranets dieses Reifegrads auch so genannte Personal Information Management (PIM)-Tools wie zum Beispiel Kalender und Task Listen an. Ziel ist es also, den Mitarbeitern nicht nur die Informationen bereit zu stellen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen, sondern ihnen gleichzeitig auch die wichtigsten Dienstleistungen dazu online anzubieten.

Der Nutzen dabei liegt darin, dass die Geschäftsprozesse vereinfacht werden können, was Ressourcen spart. Aber auch hier ist die Akzeptanz von grosser Bedeutung. Verstehen die Mitarbeiter zum Beispiel das Reservationssystem für Sitzungszimmer nicht, werden sie weiterhin zum Telefonhörer greifen. Auch zu dieser Stufe stellt sich eine alles entscheidende Frage: Messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit dem Intranet?

Von Push zu Pull

Die dritte Stufe (Collaboration-Driven Intranets) fügt der Informationsvermittlung und den Services als dritte Funktionalität Tools zur Zusammenarbeit hinzu. Ziel ist es, Teams die Zusammenarbeit in einer einzigen Umgebung mit einem Single Sign-On zu ermöglichen. Typische Anwendungen sind hier das Dokumentenmanagement, Projektmanagement- oder Media Assets Management-Tools.

Besonders Unternehmen mit einem hohen Anteil an so genannten Wissensarbeitern (Knowledge Worker) profitieren von kollaborativen Intranets. Die dabei oftmals zum Einsatz kommenden Social Media-Technologien wie Blogs oder Wikis verändern das Aussehen der Intranets nachhaltig. Hier findet der eigentliche Bruch zwischen der bisher üblichen Informationsvermittlung nach dem Push- hin zum Pull-Prinzip statt. Dies bedingt bis zu einem gewissen Grad einen Kulturwandel. Die Akzeptanz hängt von der Bereitschaft der einzelnen Mitarbeiter ab, überhaupt online zusammenzuarbeiten.

Intranets der vierten Stufe (Enterprise Information Portals) zeichnen sich durch einen hohen Grad an Personalisierung aus. Basierend auf Portal-Lösungen aggregieren diese Intranets Informationen aus anderen Applikationen, Datenbanken sowie externen Quellen und stellen diese den einzelnen Mitarbeitern sozusagen massgeschneidert – abhängig vom Ort und seiner Funktion/Abteilung - zur Verfügung.

Mitarbeiter profitieren vor allem davon, dass sie zum Beispiel die Startseite personalisieren und mit Widgets (oder Gadgets, je nach Terminologie) anreichern können. Dies ermöglicht ihnen der schnelle Zugriff auf die benötigten Applikationen, Dokumente etc. Intranets dieser Stufe sind heute in grossen Unternehmen aus den Branchen Banken, Einzelhandel und Healthcare sehr weit verbreitet.

Informationen in Echtzeit

Die fünfte Stufe (Digital Dashboards) erweitert die Portale mit Echtzeit-Informationen. Sie integrieren Daten aus Data Warehouses oder Business Intelligence-Systemen in das Interface des Intranets. Dank modernen Browsern ist die Aufbereitung und Darstellung dieser Daten auch kein Problem mehr.

Die einzelnen Mitarbeiter bekommen so nun nicht mehr nur alle Tools an die Hand, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen. Sie haben nun auch die Möglichkeit, den Erfolg ihrer Arbeit zu messen oder zumindest zu sehen. Dies hilft ihnen dabei, die Ziele ihrer Stufe im Gesamtrahmen des Unternehmens zu sehen.

Intranets der letzten, sechsten Stufe (The Consolidated Workplace Interface) sind bislang noch selten anzutreffen und werden oftmals nicht einmal mehr Intranet genannt. Sie vereinen den gesamten (digitalen) Arbeitsplatz in einem System mit einem Interface und integrieren auch E-Mail und Telefonie (VoIP). Mit anderen Worten, sämtliche digitalen Artefakte eines Unternehmens stehen unter einer einzigen Oberfläche zur Verfügung. In der Regel stehen alle Funktionen den Mitarbeitern auch mobil zur Verfügung.