Wer in seiner Organisation bereits SharePoint installiert hat, muss trotzdem nicht auf Enterprise 2.0 Funktionalitäten verzichten. Darüber hatte ich in meinem vorherigen Job bei aseantic ag - neben vielen anderen Beiträgen (hier dazu das Archiv) - auch gebloggt. Vier dieser Beiträge zu Enterprise 2.0 mit SharePoint veröffentliche ich nun hier, nachdem sie online nicht mehr verfügbar waren.

Enterprise 2.0 mit SharePoint 2010

Wer die Vorteile von Enterprise 2.0 im Unternehmensumfeld nutzen möchte, dem stehen mittlerweile unzählige Produkte zur Verfügung. Hat man aber bereits in eine einheitliche Portallösung wie SharePoint Server 2007 (MOSS) für das eigene Intranet investiert, will man nicht unbedingt die konsolidierte Applikationslandschaft wieder durch das Hinzufügen von Insellösungen wieder auflösen. In einem solchen Fall nicht auf die einheitliche Infrastruktur verzichten. Was nützt zum Beipsiel ein Wiki, wenn dessen Inhalte nicht über die Suchfunktion des Intranets gefunden werden können?

MOSS 2007 bietet gewissermassen out-of-the-box bereits einige rudimentäre Web 2.0-Features, die jedoch durch Add-ons erweitert werden können.

Die bereits in MOSS 2007 enthaltenen Features sind:

• Social Networking: Im Rahmen der MySite-Funktion kann für jeden Mitarbeiter eine eigene Profilseite erstellt werden. Anhand der zu Skills, persönlichen Interessen oder Projektmitarbeit eingegebenen Schlüsselbegriffe kann nach anderen Mitarbeitern gesucht werden. Wie in sozialen Netzwerken üblich, lassen sich diese Profile auch untereinander verbinden.
• Blogs und Wikis: Administratoren können auf Knopfdruck ein Wiki oder ein Blog erstellen. Diese Funktionen bieten jedoch bei Weitem nicht denselben Funktionsumfang wie spezialisierte Lösungen. Abstriche sind beispielsweise beim Markup oder einer fehlenden Kommentarfunktion (Wiki) zu machen.

Open Source-Erweiterungen

Auf der von Microsoft selber betriebenen Open Source-Plattform CodePlex lassen sich einige Erweiterungen herunterladen:

• Community Kit for SharePoint (CKS): Das Kit bietet eine Reihe von Bausteinen, mit deren Hilfe sich Enterprise 2.0-Anwendungen realisieren lassen. Die beiden wichtigsten sind die Enhanced Blog Edition (CKS:EBE) und Enhanced Wiki Edition (CKS:EWE). CKS:EBE bietet zum Beispiel die wichtigsten Funktionalitäten für Blogs wie Track- und Pingback, Tagwolken oder eine verbesserte Kommentarfunktion.
• Podcasting Kit for SharePoint (PKS): Dieses Kit bietet eine einfache Lösung zur Distribution von Audio- oder Videopodcasts. Mit Hilfe von Silverlight lassen sich die Dateien sogar auf der Seite selber abspielen. Neben RSS ist auch eine Rating- und Kommentarfunktion enthalten.
• SharePoint AJAX Toolkit: Dieses Toolkit ermöglicht es, mit Hilfe der Microsoft AJAX Library und ASP.NET so genannte Rich Internet Applications (RIAs) zu integrieren, die ein elementarer Bestandteil des Web 2.0 darstellen.

Neben diesen drei genannten Add-ons finden sich auf CodePlex noch unzählige weitere, wie zum Beispiel eine Knowledebase, Feedreader oder weitere Community-Tools.

Kommerzielle Third-Party-Lösungen

Bereits sind auch einige Anbieter von Social Software dazu übergegangen, eigene Lösungen für MOSS anzubieten. Zu den wichtigsten gehören:

• SocialPoint: das SocialText-Wiki für MOSS. MOSS-Port des bekannten Enterprise-Wikis.
• Confluence Wiki von Atlassian.
• Spotlight: Social Bookmarking-Integration von Connectbeam (eingestellt).
• Social Sites: Social Networking-Lösung von NewsGator (bekannt durch ihre gleichnamigen Feed-Aggregatoren), die die bereits vorhandenen MySIte-Funktionen erweitert und verbessert.
• Ecco: Community-Lösung von Tomoye, welche neben Wiki und Blogfunktionalitäten auch Social Bookmarking und Tagging unterstützt. Zudem können damit auch Wissensplattformen im Stil von Yahoo Clever realisiert werden. (eingestellt)

Erfolgreich umgesetzte Enterprise 2.0-Funktionalitäten bergen ein grosses Potential sowohl in der Verbesserung der Kommunikation wie auch der Prozesse. Schlussendlich sorgen sie für eine Erhöhung der Produktivität. Einer bestehenden MOSS-Umgebung solche Funktionalitäten hinzuzufügen ist mit den hier genannten Add-ons relativ einfach zu bewerkstelligen.

Dieser Text wurde ursprünglich am 21.01.2009 auf dem mittlerweile eingestellten Corporate Blog von aseantic ag, Biel veröffentlicht. Das Original ist offline. Die Wiederveröffentlichung erfolgt im Sinne des Fair Use unter der GNU FDL 1.2 Lizenz.

Die neuen Social Computing Features von SharePoint 2010

SharePoint 2010 hat im Bereich der Social Software-Funktionalität grosse Fortschritte gemacht. Speziell in den Bereichen Social Networking, Content und Teamunterstützung sind viele Neuerungen und Verbesserungen integriert worden. SharePoint legt damit einen Grundstein für echte Enterprise 2.0-Portale.

Netzwerken mit SharePoint

Besonders hervorzuheben ist dabei die neue MySite, welche nun ein eigentliches Profil darstellt, wie man es von öffentlichen Netzwerken wie z.B. Facebook her kennt. Neu hinzugekommen sind hier eigentliche Networking-Features ("Freundesfunktion") und ein Social Newsfeed, wie bei Facebook oder Twitter. Dieser Nachrichtenstrom kann sowohl über Statusmeldungen ("Microblogging") als auch über eine API aus anderen Quellen her befüllt werden. Statusmeldungen und Profile können zudem von Besuchern auch kommentiert werden. In Zukunft soll auch das Kommentieren von Dokumenten möglich sein. Das eigene Profil kann entweder manuell oder automatisch mittels Analyse des Mailverkehrs mit Tags verschlagwortet werden. Letztere Funktion ist kann übrigens deaktiviert werden. Wie bisher kann ein Nutzer natürlich auch weiterhin im Profil seinen eigenen Blog, seine Dokumentenlisten und Bilder publizieren.

Ebenfalls neu ist eine SharePoint-weite "Visitenkarte": Fährt man auf einer beliebigen Seite mit dem Mauszeiger über den Namen einer Person, wird eine Nutzerinformation mit Bild und Anwesenheitsstatus eingeblendet. So kann man jederzeit sofort Kontakt aufnehmen. Diese Visitenkarte kommt auch beim Organisationsbrowser zum Einsatz, einem auf Silverlight basierenden WebPart, der Organisationen dynamisch darstellt und navigierbar macht.

Wikis und Enterprise Wikis

SharePoint 2010 stellt gleich zwei Wiki-Varianten zur Verfügung: Einfache Wikis für Teamseiten und umfangreichere Templates für Enterprise Wikis. Diese Funktionalität wurde zudem deutlich verbessert. Besonders hervorzuheben ist hier die Rich Text-Unterstützung und das vereinfachte Einbinden von Bildern und Multimedia-Dateien sowie -Streams.

Weitere Social Software-Features, die man von anderen Angeboten im Internet her kennt, wurden ebenfalls integriert. So findet man auf vielen SharePoint-Seiten neu auch Tag Clouds, z.B. auf Portalseiten oder den Nutzerprofilen. Die Tag Clouds sind zudem navigierbar. Grundsätzlich kann man festhalten, dass SharePoint in der neuen Version die Tagging-Funktionalität mittels Schlagworten/Keywords sehr tief umgesetzt hat. Damit wird eine umfassende, usergenerierte Taxonomie möglich. Auch die Möglichkeiten, ein Feedback zu hinterlassen, wurden ausgebaut. Neben der bereits erwähnten Kommentarfunktion können Inhalte nun auch bewertet werden (ein bis fünf Sterne).

Plattformunabhängig und standardkompatibel

SharePoint 2010 unterstützt nun auch alle gängigen Browser und setzt zunehmend auf Standards wie AJAX. Der Einsatz von Silverlight hingegen schränkt die Plattformunabhängigkeit wieder etwas ein, könnte aber einen positiven Nebeneffekt auf die überfällige Ablösung des Internet Explorers 6 in vielen Unternehmen haben. Schliesslich wurde auch das Webinterface weiter für den mobilen Zugriff optimiert.

Dieser Text wurde ursprünglich am 05.02.2010 auf dem mittlerweile eingestellten Corporate Blog von aseantic ag, Biel veröffentlicht. Das Original ist offline. Die Wiederveröffentlichung erfolgt im Sinne des Fair Use unter der GNU FDL 1.2 Lizenz.

Metadaten in SharePoint 2010: Taxonomy vs. Folksonomy

Die Schaffung einer Methode, um Informationen so zu organisieren und zu kennzeichnen, dass sie jederzeit wiederauffindbar ist, ist eine der grössten Herausforderungen des Wissensmanagements. Dabei ist es unerheblich, ob man Akten auf Papier, Bücher oder elektronische Daten in Datenbanken verarbeitet – diese Herausforderung besteht mindestens seit der Errichtung der Bibliothek von Alexandria. Seit Jahrhunderten versuchen also die Menschen dieses Problem zu lösen, welches auch heute jede Organisation „plagt“. Da heute die technischen Möglichkeiten, neue digitale Inhalte zu schaffen, die Methoden der Suche nach denselben bei weitem übersteigen, hat die Suche nach Antworten auf das Problem des Wissensmanagements nicht an Aktualität eingebüsst. Im Gegenteil, viele Nutzer haben erst recht den Überblick verloren.

Es existieren zwei populäre Ansätze, das Problem der Organisation von Information zu adressieren. Der eine ist eher traditionell-hierarchisch, der andere setzt auf die vielbeschworene „Weisheit der Massen“:

• Eine konstruierte, von oben aufgezwungene hierarchische Taxonomie, und
• eine von unten her organisch wachsende Folksonomie (eine nutzergenerierte Taxonomie mittels Tags, auch social tagging genannt).

Während der erste Ansatz seit langer Zeit weit verbreitet ist, hat sich die Praxis der Schaffung von Folksonomien mittels Tags erst in der jüngsten Vergangenheit etabliert. Der Umstand, dass Microsoft Office SharePoint Server 2007 out-of-the-box nur Taxonomien zuliess und man daher auf Erweiterungen wie das Taxonomy/Tagging Starter Kit oder das mittlerweile eingestellte Rapid for SharePoint zurückgreifen musste, illustriert dies sehr schön. SharePoint 2010 bietet nun nämlich von Anfang an beide Funktionalitäten.

Vor- und Nachteile von Folksonomien

Eine Gruppe von Menschen können mit der freien Vergabe von Tags relativ rasch grosse Mengen an Informationen organisieren, jeder Nutzer kann zur Verschlagwortung beitragen. „So verteilt sich zum einen der Kategorisierungsaufwand auf viele Schultern, zum anderen werden bessere Such-Ergebnisse erzielt, wenn die Informationsobjekte auch von denjenigen kategorisiert werden, die sie auch benutzen.

Neben individuellen Nutzen für die Selbstorganisation des einzelnen Nutzers hat dieser die Möglichkeit, seine Schlagwortsammlung der Allgemeinheit zugänglich zu machen. So können zum Beispiel Dokumente mit identischen Schlagwörtern oder Nutzer mit ähnlichen Interessen (welche anhand ihrer Schlagwörter identifiziert werden) in Verbindung gebracht werden. Das offene Teilen der Schlagwörterzuordnungen der Einzelnen mit Anderen bietet der Gemeinschaft einerseits eine gute Suchmöglichkeit (gemeinsames Erschließen eines Informationsraumes), erlaubt es einzelnen Benutzern aber auch, über die Zuordnung der Schlagwörter zu Benutzern auf andere Objekte oder andere Sichtweisen aufmerksam zu werden.“ (Wikipedia)

Schematische Darstellung einer Folksonomie nach Maarten Janssen

Andererseits kann dieses freie Taggen auch aus dem Ruder laufen. Alleine schon die Tatsache, dass nicht alle Nutzer unter demselben Begriff (Tag) auch dasselbe verstehen, sorgt für Mehrdeutigkeiten. Zudem können sich Folksonomien innerhalb geschlossener Gruppen wie zum Beispiel Unternehmen auch rasch in informelle, starre Taxonomien verwandeln, die für neue Mitglieder (Mitarbeiter) eine grosse Hürde darstellen.

So hat eine Studie (Guy & Tonkin 2006) festgestellt, dass 40 Prozent der Tags auf Flickr und 28 Prozent auf Delicious mangel- bzw. fehlerhaft (flawed) sind. Zu den gängigsten Mängeln gehören u.a.:

• Schreibfehler,
• subjektive Interpretation (z.B. „Web 2.0“ vs. „Enterprise 2.0“),
• (falsch) zusammengesetzte Begriffe, die es u.U. gar nicht gibt (z.B.“ enterpriseintranet“ vs. „enterprise_intranet“ vs. „enterprise-intranet“), und
• persönliche Tags, die nur für einen einzigen User von spezifischem Nutzen sind.

Hierarchisch oder doch lieber nutzergeneriert?

Der allgemeine Trend bei der elektronischen Datenablage entfernt sich immer mehr von der traditionellen hierarchischen Ordnerstruktur, wie man sie lokal praktiziert. Mit SharePoint 2010 ist es z.B. möglich, die einzelnen Nutzer von der Aufgabe, den richtigen physischen Ort für ein Dokument zu finden, zu entbinden. Die Software legt die Dokumente irgendwo in der Farm ab, denn gefunden, sortiert und in Listen ausgegeben werden sie einzig aufgrund der Metadaten.

Heisst das nun, dass man gänzlich auf ein vorgegebenes Vokabular einer Taxonomie verzichten kann/muss? Oder liessen sich beide Ansätze nicht auch verbinden? In der Tat bieten sich Folksonomien an, um die eigene eventuell schon bestehende Taxonomie auszubauen und aktuell zu halten. Bietet man also dem Nutzer die Gelegenheit, Dokumente nicht nur mit vorgängig festgelegten Schlagworten, sondern auch mit frei wählbaren Tags zu versehen, befördert man nicht nur die individuelle Selbstorganisation (vermeintlich persönliche Tags, die für andere nicht von Nutzen sind, können nämlich der Produktivität des Einzelnen durchaus dienlich sein). Vielmehr schafft man sich so auch einen schier unerschöpflichen Pool an neuen oder „besseren“ Schlagworten, die der konstanten Weiterentwicklung der eigenen Taxonomie dienen. Schliesslich gibt es in jedem System eine Lernkurve, an der man sich entlang „hangeln“ kann.

Das Beispiel SharePoint 2010

Die Taxonomie einer SharePoint 2010-Plattform wird durch einen neuen Dienst, dem Metadata Management Service, zentral verwaltet. Das in diesem Taxonomy Term Store zentral verwaltete Vokabular kann vom Nutzer zur Klassifizierung von Inhalten benutzt werden. Dazu steht der neue Spaltentyp Managed Metadata zur Verfügung. Dokumentenbibliotheken wurde z.B.eine zusätzliche Spalte Managed Keywords hinzugefügt, die jene Metadaten enthält. Dies sichert im Gegensatz zur Version 2007 die Kontinuität und Qualität, denn Änderungen können nun zentral und über Rechte gesichert vorgenommen werden.

Die Metadaten können nicht nur zum Filtern innerhalb einer Dokumentenbibliothek oder Liste verwendet werden, sondern es lassen sich mit ihnen auch portalweite Navigationen z.B. mittels Tagwolken realisieren. Wie bereits angetönt ermöglicht dies eben auch einen vom Ablageort völlig unabhängigen Zugriff auf Dokumente oder Items.

Neben der Möglichkeit, zentrale Metadaten zu verwalten, können Nutzer Inhalte auch mit selbst gewählten Begriffen taggen oder aber aus vorgeschlagenen Tags auswählen. Diese Funktion wird u.a. von den MySites zur Verfügung gestellt. Getaggt werden können beliebige Inhalte, also Dokumente, Items, Listen, Seiten, Websites usw.

Dieser Text wurde ursprünglich am 25.03.2010 auf dem mittlerweile eingestellten Corporate Blog von aseantic ag, Biel veröffentlicht. Das Original ist offline. Die Wiederveröffentlichung erfolgt im Sinne des Fair Use unter der GNU FDL 1.2 Lizenz.

Web Content Management mit SharePoint 2010

Mit SharePoint lassen sich auch anspruchsvolle Webseiten umsetzen. Allerdings stehen viele Web Content Management-Funktionen nicht out of the box (OOTB) zur Verfügung, so dass ein grösserer Entwicklungsaufwand anfällt. Microsoft hat dies erkannt und hat der neuen Version 2010 von SharePoint einige verbesserte und neue WCM-Features hinzugefügt.

Die neuen WCM-Funktionen

• Managed Metadata Service: In SharePoint 2010 ist es nun möglich, über jeglichen Content hinweg Metadaten zu vergeben, und zwar entweder in der Form einer vorgegebenen Taxonomie oder aber frei durch die Benutzer (Folksonomy). Beide Varianten können auch parallel eingesetzt werden.
• Tagging: Das Vergeben von Tags unterscheidet sich an und für sich nicht gross von der Vergabe von Metadaten in vorgegebenen Feldern. Aus Nutzersicht jedoch machen Tags deutlich mehr Sinn: Statt in einem Korsett aus gegebenen Keywords gefangen zu sein, können alle Nutzer mittels Tags die Relevanz von Informationen organisch abbilden. SharePoint 2010 unterstützt dies mit einem Tag Cloud WebPart OOTB.
• Bewertung von Inhalten: Neu können die Nutzer auch Seiten und einzelne Dokumente mittels dem weit verbreiteten Fünfsterne-System bewerten.
• Content Organizer: Wie der Name es bereits sagt, hilft der Content Organizer den Autoren dabei, Inhalte am richtigen Ort abzulegen. Dieses Feature nutzt ein regelbasiertes Konzept, welches mit Hilfe der Metadaten entscheidet, wo ein bestimmter Inhalt abgelegt werden soll.
• Weitere Neuerungen: Silverlight WebPart OOTB, Video Streaming, Digital Asset Management, AJAX, JSON und RESTful API Support.

Verbesserungen am User Interface

• AJAX-Interface: Man mag von der neuen Ribbon-Navigation halten, was man will - aber die durchgehende Verwendung von AJAX erleichtert die tägliche Arbeit mit SharePoint deutlich. Bei fast allen Aktionen, die man ausführt, werden keine Page Loads mehr benötigt. Auch die Übersichtlichkeit wurde so stark verbessert.
• Die Ribbon-Navigation: Die mit Office 2007 eingeführte Ribbon-Navigation wird nun in Office 2010 (also auch bei Outlook z.B.) und SharePoint 2010 vollständig umgesetzt. Der Ribbon macht die Integration von Drittanbieterprodukten deutlicher einfacher, zusätzliche Menüfunktionen lassen sich einfach einbinden.
• WYSIWYG-Editor: WYSIWYG-Editoren sind oftmals entweder überladen und unübersichtlich oder nicht mit allen Browsern kompatibel. Der neue Editor in SharePoint 2010 ist zwar nicht der Weisheit letzter Schluss, aber dank der Integration in die Ribbon-Navigation wurde er übersichtlicher und unterstützt -- wie das ganze System nun auch -- endlich neben dem Internet Explorer auch Firefox und Safari.

Verbesserte Barrierefreiheit

Wie erwähnt ist SharePoint nun endlich auch mit anderen Browsern vernünftig verwendbar. Darüber hinaus wurde stark an der Standardkonformität gearbeitet. Die OOTB Masterpages und Page Layouts sind XHTML- und WCAG 2.0 AA -konform. Neben der verbesserten Barrierefreiheit erleichtert dies auch das vollständige Branding der Seiten deutlich. Ein gerade für Webseiten wichtiges Feature.

IE 6 wird übrigens von SharePoint 2010 nicht mehr unterstützt. Für Firefox 3 ist neu ein so genannter tier 1 supported browser, d.h. er wird genau gleich unterstützt wie der IE - zumindest auf Windows-Rechnern. Auch Mac-User kommen bis zu einem bestimmten Grad in den Genuss von SharePoint: Safari ist ein tier 2 browser.

Dieser Text wurde ursprünglich am 05.02.2010 auf dem mittlerweile eingestellten Corporate Blog von aseantic ag, Biel veröffentlicht. Das Original ist offline. Die Wiederveröffentlichung erfolgt im Sinne des Fair Use unter der GNU FDL 1.2 Lizenz.