Laut der aktuellen Umfrage "SMB File Sharing Survey 2012" (PDF) von Symantec laden immer mehr Mitarbeiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ihre Daten auf Online-Speicherdiensten hoch. Dabei nutzen sie meist File-Sharing-Dienste, die ausschliesslich für den Privatgebrauch gedacht sind – jenseits jeglicher Kontrollen der IT-Abteilung. Obwohl gerade KMU den Cloud-Technologien positiv gegenüber stehen. Aus Gründen der Bequemlichkeit - oder mangels besserem Wissen - greifen Angestellte jedoch gerne auf solche Angebote zurück, die für den Einsatz in Unternehmen ungeeignet sind.

Die wichtigsten Studienergebnisse im Überblick

Mitarbeiter arbeiten immer dezentraler: Viele Studienteilnehmer meinten, dass die Zahl der Angestellten, die von unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten, in den vergangenen drei Jahren zunahm. Tendenz steigend: Die Befragten vermuten, dass in einem Jahr ungefähr 37 Prozent aller KMU ihre Mitarbeiter mobil einsetzen. Vor drei Jahren waren es 22 Prozent, heute sind es 32 Prozent. Die Befragten schätzen, dass circa 32 Prozent der Angestellten von zu Hause aus tätig sein werden. Vor drei Jahren waren es noch 20 Prozent, aktuell sind es 28 Prozent.

Dateien werden immer grösser: Das Volumen intern und extern ausgetauschter Dateien nimmt zu. Vor drei Jahren gaben nur sechs Prozent der Befragten an, dass eine Datei durchschnittlich mehr als ein Gigabyte umfasst. Heute beziffert einer von sieben Befragten (14 Prozent) die aktuelle Durchschnittsgrösse auf mehr als ein Gigabyte.

Mitarbeiter nehmen grossen Einfluss auf die Nutzung von File-Sharing-Diensten: Verantwortliche in KMU haben erkannt, dass Mitarbeiter dank File-Sharing produktiver arbeiten. So gaben 74 Prozent der Studienteilnehmer an, File-Sharing-Dienste zu nutzen, weil dadurch deren Produktivität massiv steigt. Eine Auffassung, die ansteckt: Rund 61 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Angestellte ihre Kollegen zum Teil sehr stark beeinflussen, wenn es darum geht, derartige Lösungen zu adaptieren – ähnlich wie bei der Nutzung von mobilen Geräten (63 Prozent), PC, Laptops oder Tablet-PCs (64 Prozent) und Social-Media-Kanälen (53 Prozent).

Die Studie belegt damit zwei fundamentale Faktoren, die ein Unternehmen, welches sich Social Software Tools zu Nutze machen möchte, beachten muss:

1. Haupttreiber für die Einführung solcher Tools sind in den allermeisten Fällen jene Mitarbeiter, die konkret mit einem Problem konfronteirt sind und die Lösung dazu selber an die Hand nehmen. Früher war es schon nur aus Kostengründen und wegen dem fehlenden Know-how undenkbar, dass Mitarbeiter ausserhalb der IT z.B. eine eigene Filesharing-Infrastruktur aufbauen. Dank der Skalierbarkeit und der einfachen Verfügbarkeit von Lösungen-as-a-Service, die mit wenigen Klicks und evtl. der Angabe einer Kreditkarte aktiviert werden können, ist das heute ganz anders. Das einzige probate Mittel gegen diese "Schatten-IT" ist es, den Mitarbeitern eben solche für den Unternehmenseinsatz geeignete Cloud-Tools zur Verfügung zu stellen.

2. Der Wandel der Arbeitswelt hat gerade auch KMU bereits erreicht. Die Mitarbeiter werden mobiler, die Hierarchien flacher (bzw. werden mit entsprechenden Tools schlicht umgangen) und der Generationenkonflikt, begründet im unterschiedlichen Umgang mit IT und Kommunikationsmitteln, sind bereits Alltag.

Den Wandel aktiv gestalten

Da der Wandel durch die rasante Entwicklung der Kommunikationstechnik vorangetrieben wird, müssen Arbeitgeber den Hebel an hier ansetzen und individuelle Konzepte zum Umgang damit entwickeln. Die Integration von Social Software, die Bereitstellung einer umfassenden Kommunikationsstruktur und die Einbindung privat genutzter Geräte (BYOD) bieten Chancen, um Arbeitnehmer an ein Firma zu binden und die Arbeit effektiv zu gestalten.