Der hohe Anteil an unerwünschten Werbemails (Spam) und wenig bis gar nicht relevanten internen E-Mails schlägt sich in der Produktivität und damit auch in den Kosten nieder. Dies belegen mehrere Studien aus verschiedenen Ländern. Immer mehr Unternehmen suchen daher nach Alternativen zur herkömmlichen E-Mail im internen Kommunikationsfluss. Eine dieser Firmen ist Dresdner Kleinwort, die Investment Bank der Dresdner Bank AG. Dresdner Kleinwort setzt heute intern auf ein Wiki-System.

Das 1971 von Ray Tomlinson erfunde E-Mail kontrolliert uns heute zu grossen Teilen, statt dass wir es produktiv einsetzen können. Den Anstoss zu einer Suche nach Alternativen bei Dresdner Kleinwort gab 2005 der Managing Director Darren Lennart, der an einem Nachmittag nach einer Konferenz über 250 E-Mails auf seinem BlackBerry vorfand. Lennart geriet darüber derart in Rage, dass er seinen BlackBerry auf seinem Küchentisch zerschmetterte. Als man bei der Bank von seinem Befreiungsschlag erfuhr, fing man an, nach den Hintergründen zu fragen und kam schliesslich zum Schluss, dass unbedingt Alternativen zur Mailflut gefunden werden müssen. Was folgte, war eine kleine Revolution.

75 Prozent weniger Mailverkehr

In der Folge suchte die IT-Abteilung von Dresdner Kleinwort nach Alternativen und wurde zunächst bei Socialtext, einem Anbieter von Web 2.0-Lösungen für Unternehmen, fündig. Schnell sprach sich der Gebrauch eines Wikis im Unternehmen herum und immer mehr Mitarbeiter erkannten den Nutzen des kollaborativen Tools. Mit Wikis lassen sich schnell einzelne Seiten erstellen und mit Inhalten füllen. Andere Mitarbeiter können zu den Inhalten beitragen, sie kommentieren und diskutieren. Kurz, das Wiki senkte den internen Mailverkehr. Schliesslich wurde in einer internen Weisung festgeschrieben, dass das Wiki E-Mails vorzuziehen sei.

Nachdem Socialtext im Juli 2006 sein Wikisystem auch als Open Source zur Verfügung gestellt hat, schaltete die Bank im Oktober desselben Jahres schliesslich ihr eigenes proprietäres, darauf aufbauendes Wiki auf. Gleich zu Beginn bestand das System aus 5'000 Seiten mit 2'500 Benutzern. Laut Axel Thill, Head of E-Commerce, sank in der Folge das interne Mailaufkommen um 75 Prozent.

Die Socialtext-Engine

Das Wiki von Socialtext ist in Perl geschrieben und basiert auf der Kwiki-Engine, die jedoch für die Bedürfnisse von Unternehmen stark erweitert worden ist. Die Engine steht hier bei SourceForge zum Download bereit. Bei Socialtext kann man übrigens in einer Case Study (PDF, 240 kB) die ganze Geschichte detailliert nachlesen. Zu weiteren bekannten Unternehmen, die die Socialtext-Engine einsetzen, gehören neben Dresdner Kleinwort unter anderem auch IKEA, Nokia oder Symantec.

Quelle: The Independent